Tillgängliga möten skapas genom kunskap om grundläggande förutsättningar för att alla ska kunna delta. Det handlar också om att se till att det fungerar med

• hjälpmedel eller annan stödjande teknik
• åtgärder, såsom teckenspråks- och skrivtolkning under mötet och textning eller syntolkning efter mötet.

Mer om tillgänglighet vid digitala möten

Kognitiv miljö

För förbättrad kognitiv miljö är det bra att skicka ut tydlig information om syftet med mötet, vilka som ska delta, datum, tid, dagordning och annat underlag i god tid inför mötet.

Det innebär också att informera om vilket verktyg som kommer att användas vid det digitala mötet. Exempel på digitala verktyg är Skype, Teams eller Zoom.

Beskriv också hur deltagarna ska göra för att delta och fråga om tillgänglighetsbehov. För att få en bra kognitiv miljö är det viktigt att mötet inte drar ut på tiden och att planera för regelbundna pauser.

Förstoring

I de flesta operativsystem är det möjligt att förstora text och bilder som presenteras på skärmen under mötet. Det finns även särskilda mjukvaror som förstorar. I flera av verktygen för digitala möten är det också möjligt att förstora texten.

Trots detta kan det ibland ändå vara svårt att ta del av presentationen. Därför kan det vara bra att skicka material i tillgängligt media i förväg till användaren.

Ljudmiljö

För att få en god ljudmiljö bör ljudet testas för att säkerställa att det fungerar bra. Det är också bra att deltagarna stänger av sina mikrofoner när de inte pratar.

Headset rekommenderas för att förbättra ljudkvaliteten och minska rundgång. Det är bra att justera mikrofonens avstånd till munnen för att undvika för högt eller otydligt ljud.

Ljusmiljö

En god ljusmiljö kan handla om att undvika motljus när man ställer in sin kameravinkel.

Detta är särskilt viktigt för personer som är döva eller dövblinda, men även personer med hörselnedsättning kan ha stor nytta av att se ansikten och läpprörelser.

Presentationer

För att skapa tydliga presentationer är det bra att ha så lite text per bild som möjligt. Skriv korta texter i stor textstorlek eller använd punkter och symboler.

Om bilder, illustrationer, animationer och filmer används är det viktigt att muntligt förklara och beskriva vad de föreställer.

Skrivtolkning manuellt eller digitalt

Skrivtolkning innebär att en tolk med hjälp av dator skriver ner det som sägs i samtalet. Skrivtolkar arbetar oftast i par och löser av varandra efter 10 till 20 minuter.

Det finns även tekniska lösningar där det som sägs översätts direkt till text digitalt.

Spela in mötet

I de flesta verktyg för digitala möten finns det möjlighet att spela in mötet. Det ger möjligheten att i lugn och ro lyssna igenom mötet i efterhand.

Tänk på att informera deltagarna om att mötet spelas in och kom ihåg att beakta GDPR, dataskyddsförordningen.

Synmiljö

Håll fokus på den som pratar, eventuell teckenspråkstolk och/eller på den presentation som hålls.

Det är en fördel om de dokument som presenteras i verktyget finns tillgängliga för deltagarna innan mötet.

Om någon önskar är det bra att syntolka de presentationer som visas under mötet.

Syntolkning

För att de som inte ser eller av annan orsak inte kan uppfatta det som händer under mötet är det bra att berätta muntligt vad som händer under mötet, beskriva bilder eller berätta om en film visas.

Teckenspråkstolkning

Teckenspråkstolkning innebär att tolken tolkar det som sägs på teckenspråk under samtalets gång.

Tolkar arbetar ofta i par och avlöser varandra ungefär var 15:e till 30:e minut beroende på hur krävande tolkningen är.

Kvaliteten i tolkningen avgörs bland annat av tolkens förutsättningar att förbereda sig inför mötet. Det är alltid bra att skicka material och information till tolken inför ett möte.

Personer som använder teckenspråkstolk kan ha olika önskemål på tolken och det är bra att stämma av detta innan beställning.