Utformning en inkluderande arbetsplats

Genom att inkludera tillgänglighetsfrågorna i det systematiska arbetsmiljöarbetet kan arbetsgivaren arbeta förebyggande och säkerställa en god fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö.

Vad krävs för att skapa en god arbetsmiljö? Första steget i att skapa en inkluderande arbetsplats är att inventera medarbetarens behov. Det ger en överblick över eventuella brister i arbetsmiljön. Nästa steg är att ta fram rutiner och att åtgärda bristerna. Det kan till exempel handla om välja verktyg för tolktjänster, arbetshjälpmedel och konsumentprodukter, som mobiltelefoner och surfplattor.

Arbetsmiljöverket beskriver hur man gör detta inom ramarna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kortfattat innebär det att arbetsgivare och medarbetare löpande undersöker, bedömer, åtgärdar och kontrollerar olika typer av risker som hindrar delaktighet på arbetsplatsen.

Skapa lösningar för så många som möjligt

Tolktjänster är en individuell lösning som säkerställer att döva och personer med hörselskada eller dövblindhet kan kommunicera och får tillgång till information på jämlika villkor som andra. En god arbetsmiljö utgår också från principen om universell utformning. Det handlar om att skapa lösningar som fungerar för så många som möjligt redan från början när man utvecklar och utformar arbetsplatsen. På så viss undviker man att göra anpassningar i efterhand.

Akademiförbundet SSR har tillsammans med flera organisationer utvecklat en modell för universell utformning av arbetsplatser där man betraktar arbetslivet utifrån olika perspektiv:

• Fysisk arbetsmiljö
• Social arbetsmiljö
• Arbetsorganisationens utformning och ledarskap
• Kompetensförsörjning och rekryteringsprocesser
• Digitalisering.

Arbetsmiljöverket om SAM, Systematiskt arbetsmiljöarbete

Akademikerförbundet SRR om universell utformning av arbetsplatser

Fysisk arbetsmiljö

Den fysiska arbetsmiljön inkluderar lokaler, maskiner och annan utrustning som används på en arbetsplats. Här är några exempel på hur du kan göra den fysiska arbetsmiljön tillgänglig för personer som är döva, har hörselskada eller dövblindhet.

• Utrusta mötes- och konferensrum med hörteknik såsom mikrofoner kopplade till hörslinga eller bärbara konferenshjälpmedel.
•  Se till att det finns tillräckligt med ljus där samtal pågår och att ljuset inte är bländande.
•  Låt medarbetare som önskar en plats med bra uppsikt över arbetsplatsen få det.
• Säkerställ att det finns kontrastmarkeringar vid dörrar, trappor, trösklar och andra nivåskillnader, som varnar och vägleder medarbetare med nedsatt syn när de orienterar sig.
• Alla gynnas av en lugn och bullerfri arbetsmiljö. En enkel åtgärd är att installera ljudabsorberande material. Anlita gärna hörselingenjörer för en akustisk utredning av arbetsmiljön.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsplatsens utformning

Ljud och akustik hos Arbetsmiljöverket 

Ljus och belysning hos Arbetsmiljöverket

Organisatorisk och social arbetsmiljö

Den organisatoriska arbetsmiljön omfattar villkor och förutsättningar för arbetet. Det inkluderar ledning, styrning, kommunikation, delaktighet eller handlingsutrymme. Det kan också vara hur arbetsuppgifter och ansvar fördelas.

Den sociala arbetsmiljön omfattar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och övriga medarbetare. Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska också säkerställa att personer som är döva, har hörselskada eller dövblindhet har samma förutsättningar som andra.

Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö

Säkra en jämlik kommunikation  

Tillgång till tolk är en viktig förutsättning för jämlik kommunikation och tillgång till information, men det finns andra förutsättningar som är minst lika viktiga.

Inventera tillsammans med medarbetaren om förutsättningar att utföra sitt arbete på bästa sätt. Identifiera det i arbetsmiljön som hindrar kommunikation och tillgång till information och bestäm hur ni ska planera och organisera arbetet.

Det är en stor fördel om du som arbetsgivare kan stötta medarbetaren genom att delta i processen att skaffa arbetshjälpmedel. Det gäller särskilt i kontakten med de ansvariga myndigheterna Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan när de utreder behoven av anpassning på arbetsplatsen.

Tänk bland annat på följande: 

• Alla medarbetare ska kunna ta del av intern information på arbetsplatsen (besök, evenemang, rutiner och så vidare), helst skriftligt via e-post eller intranät.
• Fysiska och digitala möten ska vara tillgängliga.

Tillgång till arbetshjälpmedel 

Vad är tillgänglig information?

Att information är tillgänglig för alla på en arbetsplats innebär bland annat följande:

• Digitala tjänster på arbetsplatsen följer internationell standard för tillgänglighet, WCAG 2.1 AA. Det gäller bland annat webbplatser, intranät och mobila applikationer.
• Det finns rutiner för att ta fram grundläggande informationsmaterial i alternativa format vid behov (lättläst svenska, punktskrift, teckenspråk och tillgängliga elektroniska dokument).
• Information förmedlas skriftligt via e-post eller intranät.
• Information i ljudformat är transkriberad, det vill säga ljud är omvandlat till text.
• Information i videoformat är textad.
•  En person med nedsatt syn har möjlighet att förstora text för att kunna läsa.

Digital tillgänglighet hos Myndigheten för digital förvaltning

Planera tillgång till tolk

Det underlättar för både arbetsgivaren och medarbetaren att tillsammans planera för framtida behov av tolk. Planera helst för en längre period framåt. Planeringen är också ett bra tillfälle att identifiera vilket situationer som kräver vilken lösning: tolkning på plats, på distans eller andra lösningar, som tal till text-appar.

Ta hjälp av tolkcentralen för att få reda på hur de tillämpar stödet till vardagstolkning i arbetslivet och hur de samordnar tolkuppdrag. Både du som arbetsgivare och enskilda medarbetare kan vända er till tolkcentralen.

I vissa regioner tar tolkcentralen emot alla tolkförfrågningar och skickar sedan faktura till berörd huvudman. I andra regioner tar tolkcentralen enbart hand om tolkförfrågningar som berör vardagstolkning.

Du kan också vända dig till Arbetsförmedlingen för att få information om deras insatser för tolktjänster.

Tolkcentralerna i Sverige på tolkcentralen.se

Planera tolkning på distans

Distanstolkning innebär att två eller flera personer som befinner sig på samma plats får sitt samtal tolkat via en tolk som befinner sig på en annan plats. Tolkningen sker mellan talad svenska och teckenspråk.

Tolken medverkar via en webbplats eller applikation som visas på en dator, surfplatta, mobiltelefon eller ett hjälpmedel för totalkonversation. Det finns flera tjänster för distanstolkning:

• Allt fler tolkcentraler och privata tolkaktörer erbjuder tolk på distans. Denna typ av distanstolkning kan förbokas.
• Post- och Telestyrelsen, PTS, erbjuder kostnadsfri tolkning på distans via tjänsten Bildtelefoni.net. Samtalen får pågå i 60 minuter, vardagar mellan 08.00 och 17.00. Övrig tid får ett tolkat samtal pågå i 30 minuter. Det går inte att förboka samtal, utan tjänsten är tänkt att användas för oplanerade samtal.

Distanstolkning är ett komplement till tolkning på plats. Det finns situationer i arbetslivet där distanstolkning är en utmärkt lösning, men det finns också situationer när tolkning på plats är att föredra.

När distanstolkning via Bildtelefoni.net fungerar 

Distanstolkning fungerar som bäst med Bildtelefoni.net när

• samtalet är spontant
• samtalet är okomplicerat och inte innehåller yrkes- eller branschspecifik jargong
• samtalet är mellan två till tre personer.

Informera gärna tolken om samtalets sammanhang och viktiga begrepp innan samtalet börjar.

Begränsningar med distanstolkning via Bildtelefoni.net

Distanstolkning fungerar mindre bra med bildtelefoni.net när

• samtalet behöver förbokas
• mötet kräver förberedelser för tolken
• det behövs en specifik tolk med särskilda kunskaper
• samtalet behöver ske direkt, eftersom kötid kan förekomma.

Generella råd för distanstolkning

• Det fungerar mindre bra på större möten.
• Tänk på tolkens situation och var noggrann med turtagning – låt en person prata i taget.
• Tänk på placering och ljussättning (undvik motljus).
• Se till att utrustningen har mikrofoner för bra ljudupptagning.
• Se till att bredbandet och utrustningen klarar av belastningen för ljud och video.

Förmedlingstjänsten på Bildtelefoni.net

Tillgängliga möten

Tillgängliga möten är en förutsättning för delaktighet. Här är några viktiga råd inför mötet med personer som är döva, har hörselskada eller dövblindhet:

• Fråga hur du kan underlätta kommunikationen. Förutsättningarna och behov varierar från en person till en annan.
• Fråga deltagarna redan i mötesinbjudan om de har behov av tolkning (tolkanvändaren väljer tolkmetod), information i visst format eller har andra tillgänglighetsbehov.
• Se till att hörselteknisk utrustning för konferens och möten finns tillgänglig för talare och övriga deltagare.
• Skicka information och presentationer till deltagarna i förväg.
•  Använd samtalsvänliga mötesrum som har bra belysning, bra akustik och är fria från störande ljudkällor.
• Utse en mötesledare eller moderator vid större möten. Det underlättar för att alla ska få chansen att komma till tals och följa med i diskussionen. Var noggrann med turtagning. Personer som är döva, har nedsatt hörsel eller dövblindhet har lättare att följa med i samtalet om mötesdeltagarna inte talar i mun på varandra.
• Uppmuntra deltagare och föreläsare att tala tydligt, beskriva bilder och erbjuda tillgängliga presentationer.
• Tänk på att samtal tar längre tid än vanligt när en tolk är anlitad (oavsett tolkmetod)
• Ögonkontakt är viktigt för att det ska vara möjligt att läsa på läpparna.
• Låt medarbetaren välja placering. En person som är döv eller har en dövblindhet sitter ofta helst med ryggen mot fönstret. 

Checklista för tillgängliga möten och konferenser 

Tillgängliga digitala möten

Planera digitala möten noggrant för att alla ska kunna att delta. Valet av mötesplattform är avgörande. Välj en mötesplattform som stöder simultan kommunikation med både ljud, textning och rörlig bild.

Teckenspråkiga behöver kunna se både varandra och tolkarna, och hörselskadade behöver kunna läsa det som sägs. Samtliga mötesdeltagare bör ha video påslagen för att tillåta läppavläsning.

Tänk också på att

• medarbetarna behöver tränas för att kunna använda de digitala verktygen på ett optimalt sätt.
• stämma av med tolkar, deltagare och underleverantörer inför ett möte eller annat evenemang
• se till att teknisk support alltid är tillgänglig
•  utvärdera mötet, sprida lärdomar och förbättra mötesrutinerna till nästa gång.

Checklista för tillgängliga digitala möten

Råd för möten med personer med dövblindhet

• Ge dig till känna och se till att personen är medveten om din närvaro i rummet.
• Låt medarbetaren bestämma om ledsagare eller assistent följer med till mötet.
• Låt medarbetaren bestämma placering. Personer med dövblindhet sitter helst med ryggen mot fönstret.
• Ta en längre paus vid långa möten. Att kommunicera är energikrävande för personer med dövblindhet.

Nationellt kunskapscenter för dövblindfrågor om dövblindtolkning