På den här sidan finns stöd för att kontrollera och förbättra dokument innan publicering i offentlig verksamhet. Arbeta gärna enligt ordningen på sidan: börja med text och struktur, fortsätt med tabeller och grafik och avsluta med länkar, dokumentegenskaper och en tillgänglighetskontroll.

Text i dokument

Texten i ett dokument behöver vara lätt att förstå och rätt formaterad. Tydlig text och struktur gör det enklare att ta till sig innehållet, oavsett om dokumentet läses på skärm, i utskrift eller med hjälpmedel. Klarspråk ska alltid användas, och vid behov kan informationen även behöva anpassas till lättläst för att fungera för målgruppen.

Så skapar du en tydlig och tillgänglig text

• Gå igenom rubriker, ingresser och brödtext så att innehållet hänger ihop och är lätt att följa.
• Använda rubriker för att skapa struktur och hjälpa läsaren att orientera sig.
• Lägga till en sammanfattning när dokumentet är långt eller innehållet komplext, så att huvudbudskapet snabbt framgår.

Skriv klarspråk i dokument

Klarspråk är en viktig del av tillgängliga dokument. När språket är tydligt och begripligt minskar risken för missförstånd och innehållet blir lättare att använda, särskilt i beslut, instruktioner och annan viktig information som berör många eller har stor betydelse för den enskilde.

Gör texten tekniskt tillgänglig

Den tekniska strukturen i ett dokument är avgörande för att innehållet ska fungera med skärmläsare och andra hjälpmedel. För att strukturen ska bli korrekt behöver du använda dokumentverktygets inbyggda funktioner för formatering och struktur, inte visuella genvägar.

• Använd rubrikformaten i dokumentverktyget för alla rubriker, inte fetstil eller större text.
• Använd rubriknivåer i rätt ordning (Rubrik 1, Rubrik 2, Rubrik 3 och så vidare).
• Använd dokumentets listfunktion för punkt- och numreringslistor, inte manuella bindestreck eller siffror.
• Skapa innehållsförteckningar med dokumentverktygets funktion, så att de blir navigerbara.
• Undvik att skapa struktur med extra radbrytningar, mellanslag eller tabbar.
• Använd sidbrytningar i stället för upprepade radbrytningar.

Tabeller

Ett vanligt problem är att tabeller kan se rätt ut visuellt, men ändå vara felaktigt uppbyggda tekniskt. Om tabellen inte är korrekt uppmärkt kan skärmläsare läsa innehållet i fel ordning eller inte förmedla sambandet mellan rubriker och värden.

Använd dokumentverktygets tabellfunktioner

För att tabeller ska fungera med hjälpmedel behöver du använda dokumentverktygets tabellfunktioner.

• Skapa tabeller med tabellfunktionen i verktyget, inte med mellanslag eller tabbar.
• Använd tydliga kolumnrubriker och markera första raden som rubrikrad så att hjälpmedel förstår strukturen.
• Använd regelbundna tabeller utan sammanslagna celler, eftersom sammanslagningar ofta skapar läsfel.
• Undvik tomma rader och kolumner som kan störa uppläsningen.
• Beskriv kort vad tabellen visar i brödtext före tabellen.
• Sammanfatta viktiga slutsatser i text om tabellen är komplex, så att innehållet går att förstå även utan tabellen.

Bilder, diagram och grafik

Bilder och grafik ska hjälpa mottagaren att förstå innehållet. Viktig information får inte enbart finnas i bilden, eftersom alla inte kan se eller tolka visuellt innehåll på samma sätt.

Tips för tillgängliga bilder, diagram och grafik

• Se till att alla bilder har ett tydligt syfte. Dekorativa bilder som inte tillför information ska döljas för hjälpmedel.
• Använd inte enbart färg för att visa viktig information. Kombinera färg med text, symboler eller mönster.
• Se till att text och viktiga detaljer syns tydligt mot bakgrunden, även i små format.
• Förklara diagrammens viktigaste budskap i text.
• Alla bilder ska ha alt-text som beskriver det viktiga i sammanhanget.
• Lägg till längre bildbeskrivning när alt text inte räcker.
• Om diagram används som bild, skriv även ut innehållet eller slutsatserna i brödtext.

Skriv bra alt-text

Alt-text (alternativ text) gör att personer som använder skärmläsare kan ta del av bildens innehåll. Alt-texten ska beskriva bildens funktion eller budskap i sammanhanget och inte upprepa omgivande text. Om bilden är dekorativ och inte tillför information ska den markeras som dekorativ eller ha tom alt-text, så att skärmläsare hoppar över bilden.

Länkar i dokument

Länkar ska vara begripliga även när de läses utan sitt sammanhang, till exempel när de listas eller läses upp separat. Det är viktigt eftersom skärmläsare kan läsa upp länkar separat.

Tips för tillgängliga länkar

• Formulera länktexter som beskriver länkens mål.
• Undvik generiska inledningar av länktexter som ”Läs mer” eller ”Klicka här”.
• Använd beskrivande länktext i stället för webbadresser.
• Placera länkar nära den text som förklarar dem.
• Ange filtyp om länken leder till en fil.
• Samla många länkar under en egen rubrik.
• Säkerställ att alla länkar är aktiva och går att klicka på.

Dokumentegenskaper

Dokumentegenskaper är avgörande för att dokument ska fungera med skärmläsare och andra hjälpmedel. De gör att skärmläsare kan tolka dokumentets struktur, läsa innehållet i rätt ordning och använda rätt språk.

Vad händer om dokumentegenskaper saknas eller är felaktiga?

Om dokumentegenskaper saknas eller är felaktiga kan skärmläsare:

• läsa text i fel ordning,
• använda fel språk eller uttal,
• ha svårt att navigera mellan rubriker och avsnitt.

Rätt dokumentegenskaper gör också att dokumentet blir lättare att hitta, känna igen och hantera när det delas eller sparas vidare.

Använd rätt dokumentegenskaper

• Fyll i dokumentets titel och författare.
• Använd filnamn som stämmer med dokumentets rubrik.
• Undvik å, ä och ö i filnamn och använd bindestreck.
• Ange dokumentets språk och markera text på andra språk.

Tillgänglighet vid utskrift och tryck

Även dokument som skrivs ut eller trycks behöver vara tillgängliga. Utskrifter används ofta av personer som har svårt att läsa på skärm eller som behöver tydlig layout och god kontrast för att kunna ta del av informationen.

Att tänka på vid utskrift och tryck

• När dokument ska skrivas ut eller tryckas är det särskilt viktigt att tänka på att:
• Använda tillräckligt stor text, tydligt radavstånd och luftig layout.
• Välja färger med god kontrast och undvika att information enbart förmedlas med färg.
• Använda matt papper för att minska blänk och reflexer.
• Säkerställa att text och viktiga detaljer är tydliga även i svartvitt.

Kontrollera tillgängligheten

De flesta dokumentprogram har inbyggda verktyg för tillgänglighetskontroll som kan hitta vanliga tillgänglighetsproblem. De kan upptäcka vanliga fel som annars är svåra att se.