Checklistan är ett underlag inför bokning och upphandling av såväl små som större mötes- och konferenslokaler. Den vägleder också arrangörer i planeringen och genomförandet av tillgängliga möten och konferenser.

I slutet av checklistan finns det förklaringar och fördjupad information.

Att välja mötes- och konferenslokal

Förklaringar och fördjupad information

Automatisk dörröppnare

Automatiska dörröppnare ska finnas vid alla dörrar som måste passeras. Det gäller även de dörrar som är tunga, svåröppnade eller har en dörrstängare (till exempel entrédörrar, hissdörrar, dörrar i vindfång etc.).

Manöverdon för dörröppnaren bör placeras på höjd 0,8 meter från golvet/marken och minst 0,7 meter från hörn eller dörrbladets framkant i ogynnsammaste läge.

Markerad svepyta är att föredra. Om det saknas automatiska dörröppnare kan dörrarna antingen ställas upp.

Glasytor

Oskyddade glasytor som kan misstas för dörrar och öppningar ska tydligt markeras. Markeringarna bör avvika mot bakgrunden och vara både mörka och ljusa så att de syns i olika ljusförhållanden.

Markeringarna ska också vara synliga för både stående och sittande personer.

Gångväg

Gångvägens markbeläggning fram till entrén ska vara jämn, fast och halkfri. Gångvägen ska också vara så plan som möjligt. Lutningen i längs- och sidled bör inte överstiga 1:50. Det innebär en höjdskillnad på 1 meter per 50 längdmeter.

Hörselteknisk utrustning

Hörselteknisk utrustning är exempelvis teleslinga, FM-system och IR-system. Hörselteknisk utrustning ska antingen kunna lånas på plats eller att hyras in.

Det är viktigt att den hörseltekniska utrustningen kan användas i hela konferenssalen, inklusive på podiet.

Konferensutrustning

Att personer med funktionsnedsättning kan använda utrustningen innebär exempelvis att den är inom räckhåll och att talarstolen är höj- och sänkbar.

Ledstång

Ledstång bör finnas på båda sidor av en trappa eller ramp. Den ska sitta på höjden 0,9 meter.

Ljudförhållanden

Bra ljudförhållanden förutsätter en ljudmiljö med god hörbarhet. Det innebär bland annat att buller och andra störande element har tagits bort eller dämpats så långt som möjligt och att efterklangstiden är lämplig med tanke på verksamheten i lokalen och lokalens utformning.

Ljusförhållanden

Bra ljusförhållanden förutsätter att ljusnivån är tillräcklig. Ljuset får inte blända, bland annat ska det gå att skärma av bländande dagsljus.

Belysningen bör förstärkas vid platser som behöver en särskild markering och där det är viktigt att kunna se extra bra, till exempel punktbelysning på teckenspråkstolk.

Mikrofoner

Mikrofoner gör att personer med hörselnedsättning kan ta del av inlägg från både föreläsare och åhörare. Säkerställ att det även finns högtalare i lokalen som mikrofonen kan kopplas till.

Möblering och platser för deltagare som använder rullstol

Det ska finnas utrymme så att en person som använder rullstol kan svänga in och komma tätt intill bordet. Dessa platser ska ha samma utrustning som övriga platser. Deltagaren bör kunna sitta bredvid det sällskap personen kom till konferensen med.

Parkeringsplats

Parkeringsplats finns skyltad och reserverad för personer med funktionsnedsättning högst 25 meter från entrén. Det ska vara möjligt att komma upp på en eventuell trottoar.

Passagemått

Fritt passagemått mäts när dörren är uppställd 90 grader.

Podiet

Personer med funktionsnedsättning ska kunna vara talare, föreläsare eller sitta med i en panel. Om podiet är upphöjt behövs en ramp eller lyftanordning. Ingen ska behöva ta en extra lång omväg för att komma upp på podiet. För maximal lutning av ramp, se under ramper.

Presentationer

För att skapa tydliga presentationer, använd få punkter eller symboler per bild. Använd korta texter, helst i stor textstorlek. Vad gäller bilder, illustrationer, animationer och filmer är det viktigt att muntligt förklara och beskriva vad dem föreställer.

Programtider och pauser

Att ha ett program med en tydlig början och ett slut är viktigt då deltagare kan ha behov av att planera till exempel transporter till och från evenemanget eller medicinering kopplad till mat. Det är också viktigt att planera in längre eller kortare pauser i programmet, med hänsyn till koncentration och återhämtning.

Arrangören och talare ser till att programtiderna hålls.

Hund i tjänst

Personer med pälsdjursallergi ska kunna vistas i lokalerna utan att få besvär. Förbud mot pälsdjur gäller inte ledarhund eller annan hund i tjänst. Därför är det en fördel om det vid behov finns en förvaringsplats för ledar-, signal- och servicehundar.

Ramp

Rampens lutning får inte överstiga 1:12, det vill säga 8,3 %. Det innebär en höjdskillnad på 1 meter per 12 längdmeter.

Skyltar

Skyltar och symboler ska vara lätta att upptäcka och läsa för personer med funktionsnedsättning. Skyltarna bör vara lättbegripliga och lättlästa. Det bör vara en bra ljushetskontrast mellan text och skyltbotten och ytan bör inte ge reflexer.

Skyltar eller symboler bör placeras så att de är lätta att se och lätta att komma nära för både stående och sittande personer. Textstorleken bör vara anpassad efter läsavstånd.

Exempel på viktiga målpunkter i byggnaden där skyltar och symboler måste vara lätta att upptäcka och läsa är reception, toalett, hissar, utrymningsvägar.

Specialkost

Det är viktigt att konferensdeltagarna har en möjlighet att i förväg meddela om de behöver specialkost vid intag av mat och dryck. Vid måltider ska deltagarna kunna få veta exakt vad förtäringen innehåller.

Teleslinga

Teleslingor och andra hörseltekniska lösningar som till exempel IR-system gör det möjligt att trådlöst överföra ljud från till exempel en mikrofon till en hörapparat.

En teleslinga innebär att en tunn kabel placeras runt dem som ska kommunicera. Ett IR-system överför ljudet från mikrofonerna till hörapparaten med hjälp av infrarött ljus. Det är viktigt att utrustningen kontrolleras regelbundet.

Tillgängliga format

Tillgängliga format är till exempel lättläst svenska, punktskrift, teckenspråk eller digitala format såsom tillgängliga pdf-filer eller appar. Vid användande av appar för att till exempel samla konferensinformation är det en förutsättning att appen är tillgänglig.

Bildstöd kan användas för att underlätta kommunikation och förtydliga information.

Tillgängliga utrymningsvägar

Det är viktigt att deltagarna i början av konferensen får information om var utrymningsvägarna finns. Skyltar för nödutgång ska vara lätta att upptäcka och läsa. Det är fördelaktigt om det finns ljusindikatorer i lamporna som varnar för brand.

Utrymningsvägarna och utrymmet vid nödutgångarna får inte användas som rullstolsplatser eller blockeras på annat vis.

Toalett/hygienrum

Där det finns toaletter ska det även finnas minst ett toalettutrymme som är 2,2 x 2,2 meter. Det ska vara fritt utrymme på båda sidorna om toaletten och finnas armstöd på båda sidorna om toalettstolen.

Inredning och utrustning bör vara lämpligt utformade och placerade. Det bör också vara kontrastmarkerat och finnas säkerhetslarm.

Teckenspråkstolkning

Muntliga presentationer och inspelad information behöver teckenspråktolkas. Filmer som inte är textade behöver också teckenspråktolkas.

Om en deltagare uppger att den har behov av teckenspråkstolk är det fördelaktigt att arrangören bokar och bekostar teckenspråkstolken. Detta ska även göras i god tid.

Då det finns ett skrivet manus är det fördelaktigt att teckenspråkstolkarna får ta del av det i förväg.

Trappa

Trappans nedersta steg och motsvarande yta på trappavsatsen vid översta steget ska vara markerad med färg som kontrasterar i ljushet mot det omgivande golvet, så att stegens början är tydliga och kan uppmärksammas.

Övriga tillgänglighetsbehov

Övriga tillgänglighetsbehov kan till exempel handla om skrivtolkning, syntolkning och ledsagning.